Een weekreview doen in tien minuten

Vier vragen, tien minuten, een pen of een app: dat is genoeg om van een week iets te leren in plaats van hem alleen maar achter je te laten. De vragen volgen het plan-doe-bestudeer-pas-aan-ritme dat Deming van zijn leermeester overnam en dat al bijna een eeuw werkt.

Waarom de week

Een dag is te klein om patronen in te zien. Een maand is te groot om je nog te herinneren wat er gebeurde. Een week is precies groot genoeg: je weet nog wat je maandag van plan was, en je ziet al of het ritme klopt.

Wie nooit terugkijkt, maakt dezelfde fout twee keer. Wie te lang terugkijkt, maakt er een tweede baan van. Daarom tien minuten, met een wekker erbij.

De vier vragen

Het Deming-wiel heeft vier stappen: plan, doe, bestudeer, pas aan. Walter Shewhart beschreef de cyclus in 1939; Deming maakte hem bekend en gebruikte in The New Economics (1993) het woord study in plaats van check, omdat het niet om afvinken gaat maar om begrijpen.

Elke stap wordt één vraag.

1. Plan: wat nam ik me voor? Twee minuten. Kijk in je agenda of op je bord en schrijf op wat je aan het begin van de week bedoelde. Niet wat je hoopte, maar wat je vastlegde.
2. Doe: wat gebeurde er echt? Drie minuten. Zet ernaast wat je werkelijk deed. Geen oordeel, alleen feiten. Waar zijn de twee uit elkaar gelopen?
3. Bestudeer: wat valt op? Drie minuten. Dit is de enige vraag waar je even moet nadenken. Zoek een patroon. Welke dag ging het mis? Wat zat toen in de weg? Welke dag ging het goed, en wat was daar anders?
4. Pas aan: wat verander ik volgende week? Twee minuten. Eén ding. Niet drie. Een aanpassing van het systeem, geen belofte aan jezelf.

Een voorbeeld uit een gewone week

Stel, je wilt drie keer per week lopen.

Plan: maandag, woensdag, zaterdag, na het werk.

Doe: maandag gelopen. Woensdag niet, een vergadering liep uit. Zaterdag gelopen.

Bestudeer: de woensdag mislukt vaker, want op woensdag eindigt mijn laatste vergadering altijd te laat. Het ging niet om motivatie. De avond had geen ruimte.

Pas aan: de wandeling verhuizen naar dinsdag. Of op woensdag een kwartier eerder stoppen.

Zie je wat er gebeurt? Je trekt geen conclusie over jezelf. Je trekt een conclusie over de woensdag. Dat is het principe van systeem, niet persoon: een gemiste dag is informatie over de omstandigheden, geen oordeel over jou.

Met of zonder app

Het kan op een A4 met vier kopjes. Het kan in een notitie op je telefoon. Het kan ook in een app, zoals Doelvast, waar de weekreview voor je klaarstaat met de cijfers van de week en een voorstel voor de volgende. Het gaat niet om het gereedschap. Het gaat om de vaste plek in je week: zondagavond, na het eten, met de wekker op tien minuten.

Wel een tip als je alleen werkt. Wie zichzelf de vragen stelt, slaat gemakkelijk de vraag over die ongemakkelijk is. Een tweede persoon die de vragen voorleest vindt in een paar minuten wat jij zelf drie weken ontweken hebt. Dat kan een partner zijn, een vriend, of een app die de vragen stelt.

Waar het meestal misgaat

Drie dingen, in de volgorde waarin ze voorkomen.

• De review wordt een rapport. Je gaat mooie zinnen schrijven, en na drie weken is het te veel werk. Hou het bij steekwoorden. Een regel per vraag is genoeg.
• De derde vraag wordt een rechtszaak. "Waarom deed ik dit weer niet?" is een vraag naar schuld. "Wat zat er in de weg?" is een vraag naar het systeem. Alleen die tweede levert iets op dat je kunt veranderen.
• De vierde vraag levert een lijstje op. Vijf aanpassingen tegelijk is een nieuw plan, geen bijstelling. Kies er één. Volgende week kijk je of die werkte, en zo weet je ook waaraan het lag.

Wat je er niet mee hoeft te doen

Je hoeft de review niet mooi te maken. Je hoeft er geen cijfer aan te geven. Een week met veel missers is niet slecht. Hij is leerzaam, en dat is precies waarvoor je kijkt.

Maar doe het wel elke week, op dezelfde plek. Een gemiste review is niets, ga gewoon de week erna weer zitten. Het ritme draagt je verder dan de motivatie.

Tien minuten is genoeg. Ga zitten, stel de vier vragen, en kies één ding om volgende week anders te doen.